Office 365: 10 beneficios de trabajar juntos en la nube

Office 365 aporta una dinámica totalmente nueva a la colaboración con otros para completar tareas.

El panorama del mundo profesional ha cambiado drásticamente con la migración masiva a las tecnologías en la nube, transformando para siempre la forma en que las empresas operan. Solo en los últimos años se ha visto un auge en la implementación de dispositivos móviles para uso empresarial, y no solo en la oficina.

La capacidad de llevar su trabajo consigo y colaborar con otros ha cambiado lo que significa colaborar, y Microsoft Office 365 está a la vanguardia al brindar a las empresas las herramientas que necesitan para optimizar procesos, aumentar la rentabilidad y mantener la competitividad en sus respectivos mercados.

Un estudio canadiense realizado por Harris/Decima e ICTC en 2013 descubrió que la adopción de tecnologías móviles para los negocios mejoró notablemente las operaciones al incrementar la eficiencia en un 64%, reducir los costos operativos en un 50% y aumentar la productividad en un 28%.

El paquete de aplicaciones Office 365 incluye clásicos como Word, Excel, Outlook y PowerPoint, junto con algunos nuevos como OneNote, Access y Skype for Business, que aumentan la productividad y agregan más posibilidades a su forma de trabajar dentro de su empresa.

Una encuesta de Spiceworks de 2015 afirmó que, de las suites de productividad basadas en la nube utilizadas en América del Norte, Europa, Medio Oriente y África, Microsoft Office 365 supera con creces a Google Apps, con un 36 % de las empresas encuestadas que ya lo utilizan y otro 23 % que planea usarlo en los próximos 12 meses.

A continuación encontrará diez beneficios de utilizar las aplicaciones dentro de Office 365

Mayor productividad y eficiencia del equipo

Las empresas han descubierto que, al poner sus proyectos en la nube, todos pueden obtener una visión del progreso en tiempo real y evitar perder tiempo preguntándose qué están haciendo los demás. Todos los involucrados en un proyecto tienen acceso en cualquier momento y, por lo tanto, pueden concentrarse en completar tareas en conjunto con otros de forma más eficiente.

Office 365 puede impulsar la productividad de su empresa al brindar a todos una visión clara de las asignaciones de tareas, las cargas de trabajo, los horarios y más, para que cada miembro del equipo esté al tanto del estado de un proyecto y así evitar reuniones innecesarias y otros problemas que pueden ralentizarlo. Una encuesta realizada por Atlassian reveló que, en promedio, el 60 % o menos del tiempo de trabajo se dedica a la productividad, y Office 365 puede ayudarle a cambiar esta situación.

Acceso móvil al trabajo compartido

Con la llegada y la creciente popularidad de dispositivos móviles como smartphones y tablets en el entorno laboral, la movilidad laboral ha aumentado exponencialmente. Los miembros del equipo pueden consultar el correo electrónico, editar documentos y acceder a información compartida en la nube en cualquier momento y desde prácticamente cualquier lugar desde sus dispositivos móviles. Esto les permite optimizar su tiempo y continuar con sus tareas fuera de sus escritorios y de la oficina.

Una encuesta de Dimensional Research de 2014 sobre aplicaciones empresariales y la adopción de tabletas en el entorno laboral para pequeñas y medianas empresas reveló que el 97 % de las empresas afirmó que el acceso a datos y aplicaciones en cualquier momento y lugar aumenta la eficiencia de los empleados. Office 365 permite compartir archivos entre todos los dispositivos Windows, Apple y Android, para que puedas llevar tu trabajo contigo a todas partes.

Información sincronizada en todos los dispositivos

Cualquier empresa que desee un crecimiento real sabe que la comunicación con sus clientes, independientemente de su ubicación, es fundamental para el éxito. Esto implica mantenerse en contacto eficazmente con clientes que se encuentran en diferentes zonas horarias y países. Ya sea que se encuentren en su estado o al otro lado del mundo, los clientes necesitan información relevante y oportuna.

Una encuesta realizada en 2014 por Harris Interactive reveló que el 41 % de los usuarios que utilizaban la computación en la nube informaron que compartir archivos era más sencillo y tenían mayor tranquilidad con las copias de seguridad. Además, el almacenamiento en la nube está ganando popularidad a un ritmo considerable. Office 365 ofrece a las empresas capacidades de almacenamiento en la nube que permiten a sus clientes ver la última versión de documentos, archivos y otra información relevante en tiempo real, para que todos estén al tanto en múltiples dispositivos. Todas las actualizaciones se sincronizan automáticamente con la nube, para que nunca se pierda un cambio. El almacenamiento en la nube de Office 365 también incluye un alto nivel de seguridad y herramientas de control de acceso para garantizar que solo las personas adecuadas puedan acceder a su información.

Office 365 ofrece a las empresas capacidades de almacenamiento en la nube que permiten a sus clientes ver la última versión de documentos, archivos y otra información valiosa en tiempo real, para que todos estén al tanto en múltiples dispositivos. Todas las actualizaciones se sincronizan automáticamente en la nube, para que nunca se pierda ningún cambio. El almacenamiento en la nube de Office 365 también incluye un alto nivel de seguridad y herramientas de control de acceso para garantizar que solo las personas adecuadas puedan acceder a su información.

Compartir y comunicarse con los miembros del equipo

Parte de la realización de tareas en los entornos laborales actuales implica colaborar con otros miembros del equipo, tanto dentro como fuera del departamento. Por lo tanto, contar con un sistema confiable para compartir el trabajo es esencial para reducir la confusión y optimizar el flujo de trabajo. Office 365 integra Microsoft OneNote para ofrecer a los usuarios un espacio compartido centralizado donde todos los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento y compartir sus contribuciones a los proyectos para mantener a todos los involucrados al tanto del progreso. Las contribuciones pueden incluir documentos, fotos, videos, páginas web, notas y más. Una vez realizado un cambio, OneNote se actualiza en segundos para proporcionar la última versión a todos.

Office 365 también ha integrado Yammer, una plataforma social empresarial, para que los miembros del equipo puedan comunicarse sin problemas desde cualquier lugar. Esta plataforma de comunicación también se puede extender a socios y clientes externos a su organización, lo que ofrece una forma mucho más fluida de mantenerse en contacto y aumentar la satisfacción de sus clientes. La Encuesta de Valor Empresarial de Yammer de 2013 concluyó que el 68 % afirma que Yammer simplifica la comunicación con colegas en diferentes ubicaciones o departamentos, y el 80 % está más informado sobre lo que sucede en su organización.

Utilice los recursos de forma más inteligente

Realizar un seguimiento de sus proyectos también implica asignar adecuadamente los recursos donde más se necesitan en cada etapa del proceso. Cuando la comunicación falla y los miembros del equipo no saben en qué punto se encuentran los demás en sus tareas, una mala asignación de tiempo, dinero y trabajo puede generar duplicación de trabajo y desperdicio de esfuerzos. Al utilizar el conjunto completo de herramientas de comunicación de Office 365, obtener una actualización realista del progreso de todos los involucrados puede proporcionar a los responsables de la toma de decisiones las métricas necesarias para asignar más recursos a las tareas de mayor prioridad de forma eficiente.

Comuníquese con otros en cualquier momento y en cualquier lugar

Reunirse con miembros del equipo, clientes y socios es una realidad en los negocios, lo cual puede ser tanto una ventaja como una desventaja, según la experiencia. Las reuniones permiten a las personas aportar ideas para resolver problemas, pero también pueden desperdiciar horas que podrían haberse aprovechado de forma más productiva. Otro problema con las reuniones es que, a menudo, no todos los necesarios pueden asistir debido a limitaciones de tiempo, horarios o proximidad.

Office 365 ahora incluye Skype Empresarial para que todos los que necesites puedan asistir a tus reuniones virtuales. Las reuniones virtuales ofrecen una forma eficiente y optimizada de informar, colaborar a distancia y ser más proactivo en las conversaciones entre los miembros del equipo. Puedes unirte a las sesiones de Skype o compartirlas en cualquier dispositivo iOS, Android o Windows.

Office 365 ahora incluye Skype Empresarial para que todos los que necesites puedan asistir a tus reuniones virtuales. Las reuniones virtuales ofrecen una forma eficiente y optimizada de informar, colaborar a distancia y ser más proactivo en las conversaciones entre los miembros del equipo. Puedes unirte a las sesiones de Skype o compartirlas en cualquier dispositivo iOS, Android o Windows.

Otro problema con las reuniones es que, a menudo, no todos los participantes necesarios pueden asistir debido a limitaciones de tiempo, programación o proximidad. Office 365 ahora incluye Skype Empresarial para que todos los participantes necesarios puedan asistir a sus reuniones virtuales. Las reuniones virtuales ofrecen una forma eficiente y optimizada de informar, colaborar a distancia y ser más proactivos en las conversaciones entre los miembros del equipo. Se puede unir o compartir sesiones de Skype en cualquier dispositivo iOS, Android o Windows.

Skype for Business ofrece videollamadas en Full HD, mensajería instantánea, uso compartido de aplicaciones, coautoría, presentaciones y mucho más para aprovechar al máximo sus reuniones.

Utilice la inteligencia empresarial para conocer las principales tendencias y perspectivas

¿Cuál es el secreto para obtener una ventaja competitiva sobre la competencia? Recibirá diversas respuestas, pero en última instancia, se trata de ser capaz de capturar, calcular y comprender las tendencias del mercado. La inteligencia empresarial (BI) puede proporcionar información clara sobre una industria determinada, pero el problema reside en registrar esta información de forma clara y completa para su posterior estudio. Según...

Según la ^Segunda Encuesta Anual de Nueva Empresa Inteligente de 2011, realizada por MIT Sloan Management Review, los tres principales desafíos para la integración de datos son la dificultad de integrar datos esenciales entre silos, la excesiva cantidad de tiempo o el alto coste de realizar todos los análisis necesarios, y la dificultad de extraer y utilizar información de fuentes no estructuradas. Office 365 ofrece previsiones con un solo clic mediante nuevos diagramas de árbol y de cascada que se pueden publicar en Microsoft Power BI desde Excel. Estas herramientas extraen datos de múltiples fuentes e incluyen Power Pivot, que permite a los usuarios organizar diversos conjuntos de datos con la función de arrastrar y soltar. Una vez compilados, sus datos serán fácilmente asimilables para el análisis y le proporcionarán la información necesaria para tomar decisiones más informadas.

Office 365 ofrece pronósticos con un solo clic mediante nuevos mapas de árbol y gráficos de cascada que se pueden publicar en Microsoft Power BI desde Excel. Estas herramientas extraen datos de múltiples fuentes e incluyen Power Pivot, que permite a los usuarios organizar diversos conjuntos de datos con la función de arrastrar y soltar. Una vez compilados, sus datos serán fácilmente asimilables para el análisis y le proporcionarán la información necesaria para tomar decisiones más informadas.

Trabaje en conjunto con documentos en tiempo real

Durante un proyecto, es frecuente que los miembros del equipo necesiten trabajar en el mismo documento, pero solo podrán hacerlo uno a la vez debido a copias conflictivas. Office 365 ofrece coautoría en tiempo real, lo que permite a los miembros del equipo trabajar y editar simultáneamente en el mismo documento para optimizar el flujo de trabajo y la colaboración. Cada cambio o adición se guarda automáticamente en tiempo real y es visible para todos los que trabajan en el documento desde cualquier dispositivo.

Reducir los costos operativos y aumentar las ganancias

Trasladar sus flujos de trabajo de datos a un sistema de almacenamiento en la nube puede tener un impacto significativo en sus resultados. Rackspace y la Escuela de Negocios de Manchester realizaron una encuesta conjunta a 1300 empresas del Reino Unido y Estados Unidos entre diciembre de 2012 y enero de 2013. El estudio reveló que el 88 % reportó una reducción de costos y el 56 % un aumento de ganancias. Además,

Además, Tata Communications informó en 2015 que, de las empresas encuestadas, el 69 % experimentó un aumento en la productividad, el 65 % obtuvo un mejor acceso a los datos y el 63 % experimentó una reducción de costos. Esta reducción de costos puede ocurrir al no tener que recurrir al personal de TI para reparar un servidor del que no tiene que preocuparse, ni al invertir recursos adicionales en unidades de almacenamiento físico local. Un aumento en las ganancias puede ser el resultado de optimizar la comunicación y el intercambio de información con clientes y socios, lo que se traduce en una mayor satisfacción con los servicios prestados.

Tenga siempre las últimas actualizaciones y versiones

La ventaja de Office 365 por suscripción es que prácticamente nunca tendrás que volver a comprar una versión más reciente del software, ya que Microsoft te proporcionará actualizaciones a medida que estén disponibles para garantizar que tengas las últimas funciones y versiones de tus aplicaciones favoritas de Office. Por un precio asequible al mes, siempre estarás conectado a la nube y no tendrás que esperar a que el software más reciente esté disponible.