Microsoft Project ha sido durante mucho tiempo un elemento básico en el mundo de la gestión de proyectos. Con una base de usuarios que incluye empresas como Amazon y Walmart, sin duda tiene una potencia de nivel empresarial. Pero ¿qué ocurre con las pequeñas empresas? Si gestionas un equipo en crecimiento, y especialmente si ya utilizas Microsoft 365, Project podría ser una excelente opción.
A continuación le mostramos lo que ofrece y por qué podría funcionar para su equipo.
Programación de tareas sólida y gestión de cronogramas
En esencia, Microsoft Project te ayuda a gestionar quién hace qué, cuándo y con qué recursos. Pero va más allá que la mayoría de las herramientas sencillas. Puedes definir dependencias entre tareas (como "iniciar después de" o "finalizar antes de"), establecer duraciones y plazos, y crear cronogramas detallados para el proyecto.
La herramienta ajusta automáticamente tu cronograma si se produce algún cambio, como un retraso en el desarrollo del producto. Actualiza todas las tareas relacionadas y recalcula el cronograma del proyecto. También puedes usar líneas base para comparar tu plan original con el progreso real, lo que ayuda a identificar retrasos o cambios en el alcance con antelación.
Seguimiento de recursos y presupuesto
Un área donde Project destaca, especialmente para equipos en crecimiento, es la gestión de recursos. Puedes asignar tareas, hacer seguimiento de la disponibilidad y detectar conflictos (como que alguien esté asignado a dos proyectos).
El seguimiento de costos también está integrado. Por ejemplo, si un desarrollador cobra $100 por hora, Project puede calcular el costo de una tarea o fase según sus horas. Puedes usar esto para prever presupuestos y controlar los gastos sin tener que usar una hoja de cálculo aparte.
Project también le permite contabilizar equipos o materiales, lo cual es ideal para pequeñas empresas que necesitan un control de costos estricto.
Diseñado para funcionar con Microsoft 365
Si su empresa ya utiliza Microsoft Teams, Outlook, Excel o SharePoint, Project se integra con todos ellos. Esta es una de sus principales ventajas para las pequeñas empresas, especialmente si desea evitar tener que usar varias herramientas.
Puede:
- Ver cronogramas y actualizaciones de tareas directamente en Teams
- Vincular fechas límite a los calendarios de Outlook
- Exportar datos del proyecto a Excel para generar informes
No siempre es automático (se requiere cierta configuración), pero una vez configurado, mantiene todas sus herramientas trabajando juntas.
Colaboración que crece contigo
Aunque Project no es tan colaborativo por naturaleza como herramientas como Trello o Asana, es muy efectivo, especialmente al combinarse con Microsoft Teams. Tu equipo puede actualizar tareas, comentar y compartir archivos sin salir del entorno de Microsoft.
Si trabaja con contratistas o socios externos, esta configuración puede mantener a todos conectados sin tener que incorporarlos a una nueva plataforma.
Opciones de nube: Proyecto para la Web vs. Proyecto Online
Hay dos opciones basadas en la nube según sus necesidades:
- Proyecto para la Web : Sencillo, moderno y basado en navegador. Ideal para equipos pequeños con necesidades sencillas.
- Project Online : una versión más avanzada y diseñada para gestionar múltiples proyectos, programas o equipos. Se integra con Power BI para generar informes y ofrece una supervisión a nivel empresarial, ideal si planea expandirse.
Funciones avanzadas para usuarios avanzados
Para aquellos dispuestos a profundizar, Microsoft Project ofrece:
- Tipos de tareas personalizadas y restricciones de programación
- Análisis de la ruta crítica
- Gestión del valor ganado (EVM)
- Puesta en común de recursos entre proyectos
- Fórmulas y campos personalizados para un seguimiento avanzado
Estas herramientas ofrecen capacidades de planificación precisa, pero requieren un cierto aprendizaje. Aun así, una vez configuradas, ofrecen información que las herramientas básicas no pueden igualar.
En conclusión
Microsoft Project no es la herramienta más fácil de usar, pero para las pequeñas empresas que necesitan una planificación rigurosa, ofrece un control y una flexibilidad inigualables. Si ya estás en el ecosistema de Microsoft, la integración por sí sola lo convierte en un paso inteligente.
Es especialmente útil cuando su equipo está creciendo, los proyectos se vuelven más complejos o necesita una visibilidad más estricta de los presupuestos y las cargas de trabajo.
