5 maneras en que los empleados pueden ahorrar tiempo y limitar la frustración
Si usted es un líder de TI, está familiarizado con la necesidad constante de anticipar y responder a las cambiantes necesidades tecnológicas de su empresa. Como resultado, puede sentirse presionado a evaluar, comprender y, finalmente, adoptar diversas soluciones de vanguardia para los miembros de su equipo. Algunos empleados pueden estar solicitando activamente nuevas herramientas o incluso encargarse de instalarlas para abordar sus necesidades específicas. Otros pueden estar cansados y ser escépticos ante la idea de aprender a usar una nueva aplicación o solución.
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Si bien es importante comprender las necesidades de todos, en última instancia, sus empleados necesitan poder colaborar y comunicarse de forma segura, dondequiera y como sea que trabajen. Diariamente, comparten archivos, trabajan de forma remota e intercambian conocimientos entre departamentos, y las herramientas que utilizan deben reflejar esto. Las soluciones fragmentadas e independientes causan problemas a sus empleados y a su equipo de TI. Las soluciones puntuales presentan diversos problemas, como mayores costos y complejidad, vulnerabilidades en la seguridad y el cumplimiento normativo, capacidad limitada de escalamiento y disminución de la productividad. Su equipo de TI será responsable de supervisar el mantenimiento, la seguridad y la administración de herramientas de diversos proveedores, lo que le quitará tiempo valioso de los programas tecnológicos clave. Incluso sin la complejidad de gestionar docenas de programas independientes, la posibilidad de una sobrecarga de información de alto nivel es suficiente para desestabilizar a cualquiera.
¿La solución? Un conjunto integral de herramientas de colaboración que facilitan la productividad de forma más eficaz que las soluciones puntuales fragmentadas. Cuando su equipo cuenta con las herramientas necesarias para el éxito y estas funcionan a la perfección, todos salen ganando. No solo los empleados serán más productivos, sino que su equipo de TI se sentirá seguro al saber que todas las herramientas cuentan con soporte y seguridad. Un informe de Constellation Research señala que «las plataformas destacan por ofrecer un conjunto común de atributos» que pueden apreciar tanto la administración de TI como los usuarios finales con conocimientos tecnológicos limitados.
El uso de una suite de colaboración integral ahorra tiempo, dinero y tranquilidad.
| Los empleados podrán colaborar, comunicarse y compartir con mayor facilidad gracias a que todas sus herramientas estarán en una sola plataforma, lo que mejorará las funciones de búsqueda y eliminará la necesidad de cambiar entre varios programas. Su equipo de TI trabajará con un solo proveedor para la implementación, en lugar de con docenas, lo que se traducirá en menos solicitudes de soporte general, actualizaciones, capacitación y restablecimiento de contraseñas. |
La integración de SharePoint con Office en la nube, Outlook y Exchange Online, Yammer y OneDrive para la Empresa lo distingue de la competencia. Gartner lo considera... |
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Al adoptar una suite de soluciones con herramientas integrales de productividad y colaboración, sus empleados tendrán todo lo que necesitan. Podrán experimentar la facilidad con la que las soluciones se integran, lo que permite una colaboración fluida entre departamentos. Con Microsoft Office 365, usted y sus empleados pueden confiar en una suite que incluye algunas de las mejores herramientas del mercado, como SharePoint, clasificado como líder en gestión de contenido empresarial y portales horizontales por Gartner en 2015. |
¿Quiere saber qué más puede hacer por usted una solución integral? Revise cinco razones clave para adoptar una suite de colaboración que satisfaga sus necesidades de productividad. |
Ahorre tiempo y aumente la productividadLa capacidad de acceder rápidamente a la información y comunicarse fluidamente desde cualquier lugar mediante cualquier documento o herramienta permite a los equipos trabajar de forma más rápida e inteligente. Con empleados y departamentos que trabajan en diferentes plantas y oficinas (o incluso en todo el mundo), compartir ideas y mantenerse sincronizado se simplifica con una suite de productividad. Una implementación híbrida ofrece al departamento de TI la flexibilidad de almacenar contenido localmente y en la nube, mientras que los usuarios pueden acceder fácilmente al contenido sin importar dónde esté almacenado. Con sistemas de servidores híbridos como Microsoft SharePoint, los archivos de su organización se pueden almacenar y compartir de forma segura en cualquier momento. Al almacenar contenido a través de Office 365 y conectar los servicios locales de SharePoint (desarrollados con Office Graph y Delve), los empleados pueden identificar los archivos a los que tienen acceso, encontrar conexiones relevantes y compartirlos y comentarlos directamente con sus equipos en Yammer. Cuando los programas se conectan sin problemas, no se pierde tiempo ni trabajo extra. |
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Reducir costos y reducir la complejidadLas herramientas de colaboración están diseñadas para ayudarnos, pero los costos de licencias, las tarifas de servicio, los recursos de TI y el tiempo de inactividad de los empleados pueden acumularse. Quizás esté intentando ahorrarle tiempo y dinero a su empresa añadiendo más herramientas de productividad a las que los empleados puedan acceder, sin darse cuenta de los costos ocultos. Combinar varias herramientas de colaboración en una sola suite puede ahorrar una cantidad enorme de dinero. Al utilizar el conjunto común de API de un solo proveedor para crear aplicaciones que amplían la información y la funcionalidad en una sola plataforma, Constellation Research observa que tanto el coste de las licencias como el tiempo de actualización se reducen drásticamente. «Las plataformas ofrecen un único contrato en lugar de tener que tratar con varios proveedores. Esto suele resultar en un precio total mucho menor que la combinación de servicios de varias soluciones de primera línea. También elimina la carga administrativa de gestionar múltiples renovaciones». De hecho, Forrester Research reveló que, al migrar a una plataforma integral, las organizaciones pueden obtener beneficios totales de $8.8 millones. En promedio, los costos totales solo alcanzan los $3.2 millones en tres años, lo que resulta en un valor actual neto (VAN) de $5.6 millones. |
Cambiar a una solución integral puede dar como resultado:
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Según IDC, las aplicaciones colaborativas en la nube permiten a los empleados trabajar con facilidad en distintos departamentos, ubicaciones y organizaciones. Esto no solo es una excelente noticia para los equipos locales que buscan mejorar su productividad, sino también para los teletrabajadores o trabajadores móviles que pasan más tiempo en movimiento que en la oficina. Según un informe de Forrester sobre el ahorro de costes de las soluciones colaborativas, una vez que las empresas adoptan software de colaboración, los trabajadores móviles con alta movilidad pueden ahorrar aproximadamente una hora al día tras tres años de implementación. |
Garantizar la seguridad y el cumplimiento de extremo a extremo
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Con el riesgo de filtraciones de datos en constante aumento, es probable que su equipo de seguridad esté preocupado por la seguridad de la información de su empresa. Y debería estarlo. |
El costo total consolidado promedio de una filtración de datos en 2015 fue de $3,8 millones, un aumento del 23 % con respecto a 2013.Usar un conjunto de herramientas de colaboración no solo es más sencillo, sino también más seguro. Sabrá dónde se almacenan los datos de su organización, quién tiene acceso a ellos y qué métodos de seguridad y cumplimiento normativo los protegen, explica Alan Lepofsky, de Constellation Research. «Además, al integrar varias herramientas, la información fluye de un proveedor a otro, en lugar de permanecer bajo el control y la gobernanza de una sola fuente».² |
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Las funciones integradas de protección y privacidad de la plataforma Microsoft Office 365 están disponibles en todos los dispositivos, para que las empresas no tengan que preocuparse por la seguridad. Puede crear políticas y configuraciones de administración para controlar quién tiene acceso a Microsoft Office 365 y sus diversos programas en los dispositivos móviles compatibles. Con la Administración de Dispositivos Móviles, estándar en Office 365 Enterprise, también puede realizar borrados selectivos en cualquier dispositivo personal o de la empresa perdido o robado. Además, la Protección contra Amenazas Avanzada de Exchange Online analiza todo el correo electrónico entrante y saliente de una organización en busca de ataques sofisticados, archivos adjuntos no seguros y enlaces maliciosos.
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Escala a tu propio ritmo
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Implementar una solución de suite puede parecer abrumador. Al fin y al cabo, preparar a tu equipo de TI para que los empleados estén listos para trabajar puede parecer una tarea abrumadora, pero Microsoft Office 365 te permite avanzar a tu propio ritmo. Con un conjunto de herramientas disponibles para implementar, tú decides si migrar a los empleados en grupos o por programa. Por ejemplo, tantos o tan pocos equipos como sean necesarios pueden iniciar una videoconferencia o una reunión en línea usando Skype Empresarial, mientras colaboran en archivos usando OneDrive para la Empresa. La posibilidad de implementar una implementación gradual permite a tu equipo trabajar a su propio ritmo, te permite ahorrar costos y aumenta la productividad al ayudar a tu empresa a adaptarse a las nuevas soluciones optimizadas con el tiempo. Además, FastTrack de Microsoft ofrece a los clientes soporte práctico para impulsar la implementación y la adopción a su propio ritmo. Para el cliente de Microsoft, Air Canada, una implementación inmediata de todas las soluciones de la suite no era una posibilidad. |
27.000 empleados internacionales con alta movilidad. En las primeras etapas de la migración a Office 365, Air Canada colaboró con los Servicios de Consultoría de Microsoft para implementar Active Directory y Office 365 ProPlus, y posteriormente migrar a Exchange Online e implementar Skype Empresarial y SharePoint Online. Poco después, se implementó Yammer en toda la empresa (inicialmente en una sola sucursal y posteriormente se expandió), y los empleados comenzaron a usar OneDrive para la Empresa. Esta implementación completa se llevó a cabo en los primeros 10 meses de la colaboración de Air Canada. El gerente de Innovación de TI, Allen Chang, elogió al equipo de Servicios de Consultoría de Microsoft por reunir a varios proveedores de servicios de outsourcing y lograr que colaboraran para cumplir con el cronograma de implementación.
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Razón 5
Controlar el back end
La pregunta más importante del departamento de TI suele ser: Esto suena genial, pero ¿puedo gestionar esta transición y mantener esta plataforma con mis recursos actuales? La respuesta es sí. Gracias a las actualizaciones automáticas y la facilidad de uso, el departamento de TI ahorra tiempo al trabajar con un solo proveedor para la migración. Con Microsoft Office 365 como su suite preferida, también contará con un equipo de expertos que le asistirá en cada paso del proceso.
Allen Chang, gerente de Innovación y Tecnología de TI de Air Canada, observó que la implementación se aceleró mucho con Microsoft Office 365, y señaló que solo podrían gestionar parches y actualizaciones sencillas si intentaban seguir el ritmo. "Con Office 365", señaló, "obtenemos las mejoras y podemos centrarnos en desarrollar aplicaciones para aprovecharlas".
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Con programas simplificados y una interfaz de usuario fácil de usar, los empleados dependen menos del departamento de TI para la infraestructura. Con Grupos de Office 365, pueden crear sus propios grupos y alias para colaborar y conectarse rápidamente, sin intervención del departamento de TI. Además, una alta autonomía se traduce en mejoras para la empresa en general. Asimismo, la implementación de actualizaciones de software en la nube permite a su equipo de TI centrarse en tareas que van más allá de las actualizaciones de productos. Constellation Research señala que las plataformas de colaboración pueden lanzar nuevas versiones de software con mayor facilidad, varias veces al año, en comparación con herramientas individuales que lanzan actualizaciones cada varios años.² Esto permite a su equipo de TI priorizar las operaciones comerciales, en lugar de dedicar sus días a actualizar aplicaciones. |
Microsoft introduce constantemente nuevas funciones y más almacenamiento. Enviábamos solicitudes de funciones y parecía que aparecían la siguiente vez que usábamos un programa. — Allen Chang, Gerente de Innovación y Tecnología de TI, Air Canada |
Su empresa se merece lo mejor, y las soluciones puntuales dispares no le brindarán los servicios que necesita cuando se combinan. Implementar un conjunto de herramientas colaborativas puede satisfacer tanto a los primeros usuarios como a quienes se resisten al cambio, a la vez que mantiene las exigencias de su departamento de TI a su alcance.
Con una única infraestructura que ahorra tiempo, dinero y tranquilidad a su empresa y a sus empleados, el conjunto de herramientas de Microsoft Office 365 es la solución sencilla para que los empleados de su empresa colaboren fácilmente. Comuníquese y comparta archivos a través de Yammer y OneDrive para la Empresa, cree un repositorio de gestión de contenido en SharePoint, organice reuniones en línea con Skype Empresarial y envíe y reciba correos electrónicos seguros a través de Outlook y Exchange.
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