El teletrabajo es la nueva necesidad en la era del distanciamiento social. Para una pequeña empresa, encontrar la manera de que sus empleados se adapten al teletrabajo puede parecer una tarea abrumadora, pero existen muchos recursos disponibles para facilitar la transición o la configuración.
En este artículo, revisaremos una lista de tareas que preparamos para garantizar que todos nuestros empleados puedan trabajar de forma segura y productiva tanto en casa como fuera de la oficina. No existe una solución única para todas las empresas y empleados, pero estos son los pasos que creemos que funcionarán mejor para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas.
1. Hardware
El término hardware se refiere a cosas como computadoras portátiles, PC y otros equipos técnicos de oficina.
Las dos opciones principales de hardware son: equipo propiedad de la empresa o equipo propiedad personal.
En My Choice Software, preferimos que los empleados revisen el hardware de la empresa, ya que pueden ser monitoreados y esto mantiene su entorno laboral separado del personal. Además, es la opción más segura, ya que es menos probable que se infecten con virus si no hay correo electrónico personal ni otras cuentas involucradas.
Asegúrese de implementar un proceso de verificación de equipos para controlar dónde y quién tiene el hardware. También contamos con una hoja de cálculo con todos los números de serie de los equipos y la firma de nuestros empleados. Queremos ser claros y específicos, ya que si surge algún problema después de recibir un artículo, sabremos exactamente quién lo usó.
2. Servicios VPN
La seguridad es una alta prioridad cuando se trata de datos e información de la empresa.
VPN significa "red privada virtual" y los servicios VPN son una capa de seguridad para redes públicas y privadas para que las personas y las organizaciones puedan enviar y recibir datos a través de Internet sin "espías de Internet".
Asegúrese de tener un software antivirus instalado y ejecutándose en el hardware antes de usar una VPN porque si ya está comprometido, la VPN no ayudará.
Actualmente usamos VyprVPN ( https://www.vyprvpn.com ), pero si no sabes qué VPN usar, puedes elegir de una lista de las VPN más populares en TechRadar: https://www.techradar.com/vpn/best-vpn
3. Reloj de tiempo
Asegurarse de que todos los empleados registren su entrada y salida a tiempo es crucial para una jornada laboral. Existen relojes de fichar en la nube para sus empleados virtuales, así que no tendrá que preocuparse por anotarlo todo a la antigua usanza. También puede asegurarse de que los empleados registren su entrada desde casa permitiéndoles hacerlo solo desde una dirección IP específica.
Actualmente utilizamos iSolved ( https://www.isolvedhcm.com/ ) para el control de tiempo y otras tareas relacionadas con RRHH.
4. Herramientas de comunicación
En persona, suele ser mucho más fácil para un equipo transmitir ideas. Cuando varios empleados trabajan a distancia, la comunicación personal es mucho más difícil. Contar con el software de comunicación adecuado es clave.
En My Choice Software, actualmente utilizamos una combinación de varias herramientas de comunicación:
- Slack ( https://slack.com/ )
- Google Hangouts Meet de Google Suite ( https://gsuite.google.com/products/meet/ )
- Microsoft Teams en Office 365
Otra buena rutina sería programar reuniones telefónicas frecuentes para hablar entre ustedes y no solo por correo electrónico o mensajes. Si pueden incorporar videoconferencias, sería una gran ventaja.
5. Soluciones empresariales
Es fundamental que todos estén en sintonía en los proyectos. Una aplicación en la nube puede conectar a todos con el mismo proyecto, así que no hay que preocuparse de que alguien pierda información o tenga varias versiones de la misma idea. Aplicaciones como G Suite y Office 365 mantienen a todos conectados en tiempo real y ofrecen la libertad y flexibilidad de que los empleados accedan a sus datos desde cualquier lugar del mundo.
Puede comparar y elegir el mejor Office 365 para sus necesidades aquí: https://www.mychoicesoftware.com/pages/office-365-small-medium-comparison )
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Esperamos que esta lista te sea tan útil como a nosotros. ¡Nos vemos en las nubes!
