Los propietarios de empresas y los expertos en TI que utilizan software de Microsoft para sus empleados deben contar con las licencias correspondientes de Microsoft para evitar problemas graves que puedan afectar negativamente la situación financiera y la imagen de la empresa. Muchas empresas sufren dificultades innecesarias debido a los altos costos, la pérdida de recursos e incluso situaciones embarazosas debido a licencias incorrectas de los productos de Microsoft.
Muchos expertos en TI están muy familiarizados con el software de Microsoft, pero no todos saben que existen muchas configuraciones de licencias de software diferentes. Por ejemplo, solo con Windows Server, se pueden obtener licencias para aproximadamente 82 000 combinaciones de productos diferentes, y es fácil que se produzcan errores de licencia sin los conocimientos adecuados.
En 2016, Microsoft auditó aproximadamente más de 10 000 empresas por licencias inadecuadas y la multa promedio de auditoría de Microsoft SAM (Software Asset Management) es de $100 000.
Estos errores evitables pueden resultar extremadamente costosos para una empresa, ya sea por exceso o defecto de licencias. El exceso de licencias puede ocurrir cuando una empresa teme ser auditada por Microsoft, por lo que termina comprando demasiadas licencias para la cantidad de software y usuarios que tiene. Aunque algunos puedan pensar que esta es una buena estrategia para evitar una auditoría negativa de Microsoft, en realidad terminan desperdiciando miles de dólares en exceso de licencias innecesario.
